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To do list: la mia scelta

Avatar di Andrea Giuliodori di Andrea Giuliodori Home » Gestione del tempo 55 commenti

La to do list è lo strumento di produttività personale più semplice ed efficace. Pensa alle cose che devi fare, scrivile utilizzando un sistema di cui ti fidi, libera la mente. Ecco il mio sistema.

to-do list

“La felicità non deriva dal fare ciò che amiamo fare, ma dall’amare ciò che è necessario fare.”

Wilferd A. Peterson.

Tutti noi, in certi momenti, abbiamo sentito l’esigenza di fare una lista di cose da fare, ovvero una to do list. Una to do list infatti ci permette di mettere un punto fermo in mezzo alla tempesta di attività che ci si scatena addosso ogni giorno. Ma soprattutto una to do list ci permette di dare una forma fisica ai mille pensieri che ci assillano e che continuano a reclamare la nostra attenzione.

La to do list può essere quindi uno straordinario strumento per la tua produttività personale, ma come ogni strumento puoi usarlo a tuo vantaggio o esserne usato. Dopo diversi esperimenti, io ho trovato il mio sistema.

Cosa scrivo nella mia to do list

Tutto. Semplicemente tutto.

Scrivendo qualsiasi attività nella mia to do list, sgombero completamente la mia mente, ma soprattutto ho la certezza che qualsiasi cosa debba fare la posso trovare sulla mia fidata to do list. Questa piccola certezza fa la vera differenza tra una lista momentanea ed un vero e proprio sistema di produttività personale, in grado di farti affrontare le tue attività con tranquillità ed efficacia.

Uniche eccezioni sono gli appuntamenti e le riunioni. Qualsiasi attività abbia una precisa collocazione temporale finisce nel mio Google Calendar.

Come organizzo la mia to do list

Priorità, contexts, reminder, dipendenze, tags, etc. L’industria della produttività personale inventa ogni giorno una qualche nuova diavoleria per organizzare le tue attività. L’approccio è molto soggettivo, ma se perdi 10 minuti per scrivere un’attività da 2 minuti, evidentemente c’è qualcosa che non funziona.

La struttura con cui organizzi la tua to do list deve essere abbastanza flessibile per organizzare qualsiasi attività e abbastanza rigida per garantirti consistenza nel tempo.

Per quanto mi riguarda io utilizzo solo tre linee guida. Per ogni attività deve essere esplicitato chiaramente:

  1. Cosa devo fare. Esprimo ogni attività utilizzando un verbo e aggiungendo più dettagli possibili. Quindi “lavanderia” diventa “ritira camicie”, “cinema” diventa “compra biglietti Terminator Salvation”, etc. Se non riesco ad esprimere in modo dettagliato un’attività significa che devo chiarirmi l’obiettivo, e questo è particolarmente utile in ambito lavorativo.
  2. Quando devo farlo. Associo ad ogni attività una scadenza ed una stima del tempo necessario per completarla. Se l’attività non ha una scadenza precisa, la inserisco in una lista apposita (someday).
  3. Dove devo farlo. Alcune attività possono essere completate in un contesto piuttosto che in un altro. Per quanto mi riguarda ho solo tre liste: @casa, @lavoro, @fuori. Ogni volta che mi trovo in uno di questi tre context, mi concentro solo sulle attività che posso svolgere in quell’ambito. Semplice ed efficace.

Quali strumenti utilizzo per la mia to do list

In un articolo precedente ti ho parlato delle 10 migliori risorse per organizzare la tua to-do list. Quando si tratta di organizzare la propria lista di cose da fare esistono due categorie di persone: i fanatici dei gadget elettronici e gli integralisti di carta e penna. Ma… perché dover limitare le opzioni?

Applicazioni web, software e palmari hanno i loro vantaggi, ma nulla può sostituire l’immediatezza di carta e penna. Moleskine e matita, se sei veramente cool ;-).

Per quanto mi riguarda utilizzo Remember The Milk come task manager di riferimento: la possibilità di avere le mie to-do list sempre a portata di mano sul computer di casa, del lavoro e sul mio iPhone è il motivo principale della mia scelta. L’immediatezza dell’interfaccia web, l’accesso anche offline e la flessibilità nell’utilizzo dei tags sono optional che rendono RTM lo strumento completo.

Ma quando le attività iniziano a piovermi addosso allora il mio bloc notes diventa il sostituto perfetto per registrare la mia to do list. Solo se non le ho già completate nel frattempo, passo le attività scritte a mano su Remember The Milk, in modo da mantenere il mio sistema sempre completo ed aggiornato.

Anche tu utilizzi una to do list? Quale è la tua scelta? Fammelo sapere nei commenti. Grazie.

Foto di Sean Hering Photography

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55 Commenti. Lascia un Commento!

  1. Avatar di Alexander Reif
    Alexander Reif ha detto:

    Ciao Andrea,
    come sai sono un adepto GTD da lunga data ed modifico periodicamente la mia implementazione personale, perciò ho trovato il tuo articolo molto interessante.

    Non c’è modo migliore di imparare di quello di sbirciare oltre alla spalla di uno che ne sa più di noi, perchè allora non aggiungi alcuni screenshots all’articolo ?
    In questo modo chi non conosce Remember the milk si fa un idea dell’interfaccia e chi non ha mai stilato una ToDo-list vede come strutturarla.

    ciao
    alexander

    Rispondi
  2. Avatar di maga
    maga ha detto:

    ho provato il programma Things per Mac e devo dire che è molto valido. Oggi fatalità mi scadeva il periodo di prova e l’ho acquistato, costa un bel pò 45 euro però ne vale la pena. Sto pensando anche di acquistare la versione di Things per iPhone che si sincronizza wi-fi con la versione desktop e costa 7,99 euro.

    Rispondi
  3. Avatar di Andrea
    Andrea ha detto:

    Io uso Microsoft Outlook (perchè è il programma di posta aziendale), sincronizzato con il mio Palm Treo 680. In questo modo, anche io ho sempre le liste con me.
    Un paio di domande sulle tue linee guida:
    1. Perchè scrivi la scadenza per tutte le tue attività? Non ti trovi a doverle “spostare” frequentemente?
    2. Mi piace l’idea di usare semplicemente solo 3 “contesti”, ma io trovo molto utile avere una lista delle telefonate (da guardare, ad esempio, quando sono in auto) o delle cose da chiedere ad una persona che incontro ogni tanto (la cosiddetta “Agenda” list). Non le usi?
    Grazie.
    Andrea

    Rispondi
  4. Avatar di Andrea
    ha detto:

    Ciao Alex,

    grazie per il suggerimento. Utile come sempre.
    Pensavo giustamente di scrivere un articolo su Getting Things Done e Remember The Milk, con screenshot e tutto il resto. Ma ho sentito prima l’esigenza di spiegare la mia “filosofia”.

    Andrea.

    Rispondi
    • Avatar di fulvio

      fulvio

      ha detto:

      ciao,seguo senpre il tuo blog,ma una to do list online non credi non sia sicura al giorno d’oggi? per privacy intendo lasciare in un server tutte le informazzioni che cosa devi fare…..non sono migliori quelle offline?

      ciao

      Rispondi
  5. Avatar di Andrea
    ha detto:

    Ciao Maga,

    ottimo prodotto Things. Per la sincronizzazione, preferisco RTM, ma se e quando acquistero un Mac, farò un pensierino anche su Things.

    Rispondi
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