EfficaceMente

Crescita Personale: esempi pratici

166.127
Iscritti
ISCRIVIMI 》
Iscriviti! ...e non perdere i nuovi articoli
In regalo per te gli estratti delle mie Guide

Come ottimizzare il tempo: 8 “sprechi” che devi eliminare dalla tua vita

Avatar di Andrea Giuliodori di Andrea Giuliodori Home » Gestione del tempo 51 commenti

“Ottimizzare il tempo” è un’espressione che può suonare un po’ ansiogena per noi italiani, ma il tempo non è altro che la sostanza di cui è fatta la nostra vita e sprecarlo significa di fatto sprecare la nostra esistenza. È tempo di riprenderci il nostro tempo.

ottimizzare il tempo

“Molto tempo abbiamo, eppure molto ne sprechiamo.”

Seneca.

168 ore. Tante ne abbiamo a disposizione in una settimana.

Ipotizzando di dormire 8 ore al giorno, di lavorarne altre 8, di dedicarne almeno 4 a pasti e commissioni varie e di prenderne infine un paio per il nostro tempo libero…

…beh, ce ne rimangono comunque a disposizione altre 30 che spesso non sappiamo dove diamine vadano a finire.

La nostra vita infatti sembra diventata sempre più frenetica, anche se alla fin fine concludiamo sempre meno.

Evidentemente c’è qualcosa che non va…

Ottimizzare il tempo non significa certo diventare dei robot “perfettini”, in grado di incastrare ogni impegno al millesimo di secondo.

No.

Ottimizzare il tempo vuol dire soprattutto capire dove stiamo sprecando la nostra risorsa più importante.

Ecco perché nell’articolo di oggi voglio parlarti degli 8 sprechi principali che non ti permettono di sfruttare al massimo il tempo a tua disposizione.

Individuali, sbarazzatene e troverai finalmente il tempo per fare ciò che ami davvero.

Prima di vedere gli 8 sprechi però devo parlarti brevemente di una filosofia di lavoro (e di vita): la filosofia “snella”.

Ottimizzare il tempo grazie alla filosofia lean

“Il peggiore spreco è quello che non siamo disposti a riconoscere.”

Shigeo Shingo (uno dei padri fondatori della Lean Manufacturing).

Lo ricordo ancora, era il mio secondo anno di Ingegneria.

Tra i nuovi esami di cui avrei dovuto seguire le lezioni ce n’era uno dedicato ai nuovi modelli produttivi.

È stato durante questo corso che ho sentito parlare per la prima volta di lean manufacturing (produzione snella).

La metodologia lean si è sviluppata in Giappone grazie soprattutto al successo del Toyota Production System, che negli anni ’90 permise alla casa automobilistica nipponica di invadere il mercato statunitense con auto a basso prezzo e di elevata qualità.

Insomma la filosofia lean ha rivoluzionato interi settori: dalla metalmeccanica, all’informatica, dalla sanità all’amministrazione pubblica.

E il principio cardine su cui si basa è piuttosto semplice: eliminare gli sprechi (in giapponese muda – 無駄).

Ecco allora gli 8 muda (sprechi) che devi eliminare per ottimizzare il tempo a tua disposizione e vivere una vita più “snella” e appagante.

1. Errori

ottimizzare-il-tempo-autostrada

Ti è mai capitato di prendere l’uscita dell’autostrada sbagliata?

Quando capita, le imprecazioni che lanci sono direttamente proporzionali ai chilometri che si aggiungono al tuo viaggio.

Insomma, un attimo di disattenzione e ti ritrovi a buttar via una mezz’ora di vita come niente fosse.

Intendiamoci, errare è umano, eppure nella nostra vita personale o lavorativa commettiamo troppe volte gli stessi errori o, guarda caso, siamo sempre i più… “sfortunati”! (sai bene cosa penso della “sfiga”).

Naturalmente alla base di questi errori ci possono essere molti fattori (alcuni li vedremo più avanti), eppure molte delle cagate che commettiamo, spesso accadono perché ci mettiamo troppa poca concentrazione.

Viviamo perennemente in questo stato di distrazione in cui cerchiamo di fare mille cose insieme (di cui 999 superflue), senza farne nessuna davvero bene.

Forse te lo hanno già detto, ma ripeterlo, in questo caso, non è uno spreco:

DEVI. FARE. UNA. COSA. ALLA. VOLTA.

…e devi farla con la massima attenzione.

2. Sovrapproduzione

“La semplicità è la necessità di distinguere sempre, ogni giorno, l’essenziale dal superfluo.”

Ermanno Olmi

La nostra insicurezza spesso è alla base del secondo spreco di cui dobbiamo sbarazzarci per ottimizzare il tempo: la sovrapproduzione.

In ambito industriale, sfornare a ciclo continuo prodotti che poi non vengono acquistati dai clienti può essere un errore fatale.

Ma la “sovrapproduzione” è una piaga che colpisce anche la nostra vita professionale, universitariapersonale. Pensa ad esempio a…

  • Report, memomessaggi email con in copia anche il Padre eterno, su cui spendiamo ore e che saranno letti solo dallo stagista assunto una settimana fa.
  • I micidiali riassuntini, che non servono ad una beneamata cippa fritta (come ti ho già spiegato qui), ma che in compenso ci danno l’impressione di aver fatto il nostro dovere di studenti.
  • Gli infiniti messaggini su Whatsapp e Messenger per organizzare una pizzata, che possono essere tranquillamente sostituiti da una telefonata di 2 minuti netti.

Insomma, invece di fare le poche azioni difficili, ma essenziali, preferiamo quasi sempre dilungarci in attività inutili ma che ci riescono facili e ci danno quindi quell’illusorio senso di sicurezza e tranquillità.

3. Attese superflue

ottimizzare-il-tempo-fila

Uno degli elementi chiave della lean manufacturing è il concetto di flusso.

Tutto deve scorrere nella maniera più fluida possibile: senza intoppi, senza colli di bottiglia, senza inutili attese.

Scommetto però che se provi a visualizzare la tua vita, più che ad un flusso che scorre placidamente, somiglia ad una corsa ad ostacoli, piena di imprevisti, pit stop forzati ed estenuanti perdite di tempo.

Fuochino? :-D

Esistono due modi per gestire le attese EfficaceMente:

  • Eliminarle. Molte attese derivano dalla nostra scarsa pianificazione. Quando ad esempio ci accorgiamo che per completare un lavoro, o studiare un esame, ci manca del materiale, stiamo generando un’attesa che potrebbe essere semplicemente eliminata con un minimo di organizzazione.
  • Sfruttarle. Ci sono casi invece in cui le attese sono al di fuori del nostro controllo. Insomma, le subiamo e possiamo farci poco… oppure no? Come mi capita di ripetere spesso, io la mia Laurea in Crescita Personale l’ho praticamente presa tra i cunicoli della metropolitana di Milano. I famosi “tempi morti” (in metro, in banca, in fila al supermercato, etc.) sono da sempre le migliori occasioni per formarmi con qualche nuovo audiolibro o podcast.

4. Trasporti inutili

La movimentazione merci, all’interno e all’esterno di un polo produttivo, rappresenta uno dei costi più ingenti (in termini di soldi e di tempo) sostenuti da un’azienda.

Ma spesso di trasporti inutili è piena anche la nostra vita.

Basti pensare che l’Italia è uno dei paesi col più alto tasso di pendolari: studenti e lavoratori che sprecano 1, 2 o addirittura 3 ore al giorno su strada o su rotaia.

Andrea, come ti permetti?! Io sono pendolare per necessità! Pensi che mi piaccia?!

La scelta di essere pendolari è spesso dettata da vincoli economici, lo capisco, ma non sempre è così.

Spesso scegliamo di essere pendolari perché vivere a casa con mammà che ci prepara la cena, nel nostro paesiello, con i nostri amici delle scuole medie è… COMODO.

Poco importa se la nostra vita se ne va in coda al casello o stipati in qualche vagone ferroviario maleodorante.

Ma vediamo il prossimo punto…

5. Movimenti non necessari

ottimizzare-il-tempo-scrivania

La quinta tipologia di spreco riguarda i movimenti non necessari.

Questi “movimenti” però non vanno confusi con i trasporti di cui abbiamo parlato nel punto precedente.

In questo caso il focus è su quelle azioni che compiamo durante il nostro lavoro e che non aggiungono reale valore.

Cerca di visualizzare il modo in cui lavori o studi:

  • Ti capita di perdere tempo in attività ripetitive che potrebbero essere automatizzate o delegate?
  • Gli strumenti che utilizzi con maggiore frequenza, sono sempre a portata di mano o sprechi ore a cercarli?
  • Esiste un modo più diretto per raggiungere i tuoi obiettivi che non coinvolga tutta quella sfilza di attività che sei abituato a fare?

Adottare una filosofia lean significa dubitare continuamente dello status quo e cercare incessantemente un modo migliore, più efficace di fare le cose.

6. Magazzino eccessivo

Come diceva il Direttore dello stabilimento in cui ho lavorato come operaio, durante le pause estive dell’Università:

“I prodotti in magazzino sono soldi congelati che rischiano di andare in fumo”.

Probabilmente tu non devi gestire un magazzino con migliaia di caldaie in attesa di essere messe sul mercato, eppure scommetto che gli ambienti in cui vivi e lavori sono comunque invasi da troppi oggetti: oggetti spesso superflui, oggetti che creano disordine e confusione mentale.

Fermi tutti! Andre’, ma questo non era un articolo su come ottimizzare il tempo?! Che c’entra la mia scrivania disordinata: io sono un tipo creativo!

Negli ultimi anni, libri come “Il magico potere del riordino” di Marie Kondo hanno scalato le classifiche di mezzo mondo.

E a buona ragione.

Più la nostra vita diventa frenetica e caotica, più sentiamo la necessità di… semplificare, ridurre, ordinare. Riprendere il controllo del nostro ambiente fisico ci permette infatti di riprendere il controllo anche della nostra mente e del nostro tempo.

Insomma, organizzare i nostri spazi ci rende di fatto persone più organizzate (anche nella gestione del tempo).

Ma non devi credermi sulla parola. Prova anche tu l’esperimento portato avanti da Adamo Crespi.

7. Processi inutili

ottimizzare-il-tempo-perfezionismo

La linea che separa un lavoro fatto con cura dal perfezionismo patologico è mooolto sottile.

Non è facile infatti comprendere quando è importante fermarci; quando ogni nostro ulteriore sforzo rappresenta un semplice abbellimento.

In ambito industriale si parla di over processing.

Quando lavoravo come Consulente di Direzione, ho perso il conto delle realtà aziendali in cui l’over processing era diventata una vera e propria piaga:

  • Persone il cui unico lavoro era quello di ricopiare su Excel report cartacei stampati dal computer di un altro reparto.
  • Processi che per essere approvati richiedevano più di 10 firme dei vari capo-reparti.
  • Prodotti pensati per il mass market che venivano lavorati (e rilavorati) con gradi di tolleranza che neanche alla NASA.

Ma spesso l’over processing è uno spreco presente anche nella nostra vita. Sbarazzarcene è uno dei modi più efficaci per ottimizzare il tempo. Qualche esempio?

  • Magari sei uno di quegli studenti che perdono ore a ricopiare gli appunti in “bella copia” (…o commettendo questi altri 5 errori madornali).
  • Forse passi le giornate a cambiare le virgole a quell’email che devi mandare ad un collega, invece di focalizzarti su ciò che conta davvero.
  • No aspetta, probabilmente sei un freelance o un libero professionista che canna sempre le scadenze coi propri clienti perché dall’ufficio devono uscire solo opere d’arte!

Qualsiasi sia la tua condizione specifica ricorda questo: come essere umani ci riesce più facile fare i bigodini alle bambole per ore, piuttosto che portare a termine in pochi minuti un’attività necessaria ma che ci spaventa o ci riesce difficile.

Contrastare questa naturale predisposizione è nostro dovere.

8. Spreco di competenze

“Il tuo talento è nelle tue scelte.”

Stella Adler.

Nella sua versione originale, la lista dei muda (sprechi) era composta da 7 voci. Solo recentemente ne è stata aggiunta un’ottava: lo spreco di competenze o talento.

In ambito organizzativo questo è un problema sempre più sentito: far emergere i talenti, assegnarli ai progetti giusti, trattenerli; centinaia di milioni di euro sono investiti ogni anno dalle aziende in queste attività.

Ma lo spreco di competenze e talento è un problema che riguarda ognuno di noi.

Ogni volta che investiamo troppo del nostro prezioso tempo in attività e progetti in cui ci sentiamo sicuri e a nostro agio, ma che non ci fanno crescere, di fatto stiamo buttando nel cesso la nostra vita professionale (e non solo quella).

“Se sei la persona più brillante all’interno della stanza, allora sei nella stanza sbagliata.”

Dovremmo confrontarci almeno una volta al giorno con sfide, compiti e obiettivi che siano un tantino al di là della nostra zona di comfort.

Solo in questo modo sapremo che stiamo davvero investendo saggiamente il nostro tempo.

Per concludere…

Quello di oggi è stato un articolo un po’ diverso dal solito, forse un po’ più… “ingegneristico” :-)

Spero però di non averti spaventato con i vari termini tecnici. In fin dei conti, il messaggio che volevo trasmetterti con questo post è molto semplice e diretto.

Ottimizzare il tempo non significa spremere ogni nostra goccia di sudore e affannarci nel fare ancor più velocemente e con più stress quanto siamo già abituati a fare.

Ottimizzare il tempo significa innanzitutto eliminare gli sprechi, sbarazzarci del superfluo e concentrare la nostra attenzione e le nostre energie solo su quelle attività che davvero aggiungono valore a noi, ai nostri cari, ai nostri colleghi e ai nostri clienti.

Beh, spero di non avere sprecato il tuo tempo con questo articolo e di aver aggiunto un pelino di valore nella tua vita.

Se così è stato ti sarei davvero grato se decidessi di condividerlo con i tuoi contatti usando i pulsanti social qui sotto. Grazie. Andrea.

Al prossimo articolo!

Foto di fotohunter

Rimandi sempre tutto a domani?

Iscriviti alla newsletter e scarica l'estratto di Start! La guida per smettere di procrastinare

Iscriviti alla newsletter di EfficaceMente! Subito in omaggio per te l'estratto di Start! la guida pratica per sconfiggere la procrastinazione.

INVIAMI L'ESTRATTO 》
Già 166127 iscritti
Sarai dei nostri?

51 Commenti. Lascia un Commento!

  1. Avatar di john lanzi
    john lanzi ha detto:

    grazie ne farò tesoro al rientro dalle ferie!

    Rispondi
  2. Avatar di Essere Felici Blog

    Essere Felici Blog

    ha detto:

    Grazie Andrea, utilissimo articolo! Conoscevo già il processo “lean” della toyota ma l’ho studiato come parte del “Kai Zen”, mai sentito parlare? Da quanto ho capito il Kai Zen (miglioramento continuo) è l’approccio usato dalla casa automobilistica per snellire, come dici anche tu, i processi di produzione. Gestione e qualità efficienti grazie a un processo lento ma continuo di miglioramento… proprio come chi pratica arti marziali! Il top non lo si raggiunge accumulando, ma eliminando l’inutile, alleggerendo e non appesantendo! Dajeeeee
    Ciao grande :)

    Rispondi
    • Avatar di Andrea Giuliodori

      Ciao: Kaizen, Lean, Agile, sono nomi e metodologie apparentemente differenti, ma le cui radici sono comuni.

      A presto ;-)

      Rispondi
  3. Avatar di Marco

    Marco

    ha detto:

    Grazie mille , ottimo articolo specie in momenti come questi in cui mibsto affannando per prepsrarmi alla sessione di settembre , perdendo di vista l’ ordine della mia casa . Sul fatto di una cosa alla volta condivido anche se tendenziosamente sarei portato a farne di più ( studiare, lavorare , e quasi quasi faccio quel corso di tedesco, ma mi avsnza tempo per fare quel corso di paracadutismo che avrei sempre voluto … ) e mi chiedi se sia msi posdibile incastrare più cose insieme o si rischia di andare troppo fuori e non concludere nulla .. Grazie mille ancora Andrea enjoy your day

    Rispondi
    • Avatar di Andrea Giuliodori

      Ciao Marco,
      meno frammentiamo le nostre risorse e più siamo in grado di raggiungere i nostri obiettivi rapidamente.

      Lo so, l’idea di “perdere delle opportunità” (si chiama FOMO: Fear Of Missing Out) è tipica della nostra società, ma il paradosso è che più cerchiamo di fare e meno realizziamo.

      Grazie del commento.

      Rispondi
      • Avatar di Marco

        Marco

        ha detto:

        Grazie mille della risposta e della dritta , effettivamente credo proprio che mi informero su questo FOMO anche perché credo di esserne veramente affetto :) . Grazie mille ancora per tutto

  4. Avatar di Debora Di Michele

    Debora Di Michele

    ha detto:

    Ottimo! Per ripartire di lunedì!
    Scriverò alcune parole chiave sul muro del mio ufficio!

    Rispondi
  5. Avatar di Giovanni

    Giovanni

    ha detto:

    Bell’articolo Andrea, grazie. Riconosco di applicare / adottare diversi muda.. ora dovrò individuare bene quali siano e pian piano eliminarli. Inoltre, leggendo l’articolo, mi sono venuti anche spunti lavorativi da applicare e condividere con i clienti. A tal proposito, mi consiglieresti un paio di libri da leggere? Vorrei approfondire l’argomento, ma senza andare in over processing. Grazie ancora, buona settimana!

    Rispondi
    • Avatar di Andrea Giuliodori

      Ciao Giovanni,
      molta della mia formazione relativa al lean manufacturing, kaizen e agile thinking è legata a corsi che ho tenuto all’estero grazie alla mia ex azienda (e naturalmente i corsi universitari che ho seguito).

      In questo momento non mi viene in mente un testo di riferimento: ce ne sono alcuni molto tecnici e altri più divulgativi (tipo The Lean Startup di Eric Ries).

      A presto,
      Andrea.

      Rispondi
  6. Mostra altri commenti

Lascia un Commento!

ISCRIVIMI 》
Iscriviti! ...e non perdere i nuovi articoli
In regalo per te gli estratti delle mie Guide