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6 Consigli per Gestire le Email EfficaceMente

Avatar di Andrea Giuliodori di Andrea Giuliodori - aggiornato il 5 ottobre 2018 Home » Lavoro 30 commenti

Consigli di buon senso per non farsi sommergere dalle email.

gestire email

“Se avessi 1 centesimo per ogni e-mail che ricevo… probabilmente sarei miliardario!”

Ammettilo, quante volte lo hai pensato? Ognuno di noi riceve ogni giorno decine (se non centinaia) di email. Saper gestire EfficaceMente questo strumento può aiutarti a lavorare meglio e con meno stress… e magari evitare di rimanere sommerso dalle email!

Eccoti allora 6 consigli per gestire la tua casella di posta elettronica EfficaceMente:

1. Smettila di controllare l’email! Se vuoi imparare a gestire meglio le decine di email che ricevi ogni giorno, il primo passo è evitare che ti controllino. Ricevere continuamente notifiche di nuove email non fa altro che interrompere il tuo lavoro, facendoti perdere concentrazione e focus. Ma sono urgenti! Ne sei sicuro? Cosa accadrebbe se le leggessi con 15’ di ritardo?! Riprendi il controllo: stabilisci con quale frequenza hai realmente bisogno di controllare la tua posta elettronica e non permettere ad una vibrazione del blackberry o ad un pop-up di decidere come devi organizzare il tuo tempo.

2. Una alla volta. Quando avrai deciso di controllare la tua inbox, vale la pena farlo con un po’ di metodo. Ordina le tue e-mail in ordine cronologico: dalla più vecchia alla più recente, questo ti permetterà di non perdere il filo delle discussioni. E adesso inizia a processare la tua casella di “posta in arrivo”, un’email alla volta.

3. Elimina! Elimina! Elimina! E’ un’email di spam? Elimina! E’ una catena di Sant’Antonio? Elimina! E’ una notifica di Facebook? Elimina Facebook! ;-)

4. Utilizza la regola dei 2 minuti. Puoi rispondere all’email che stai leggendo in 2 minuti? Fallo, dai una risposta sintetica e passa avanti. Sei un tantino prolisso? Ricordati che le email sono come le cerimonie: più sono lunghe e più stressano!

5. Usa una to-do list. Se l’email che stai leggendo richiede una tua azione, scrivi l’attività sulla tua to-do list e passa avanti. Applicazioni web come Tasks di Gmail o Remember The Milk, ti permettono di trasformare un’email in un’attività con un semplice click. Ma anche un semplice foglio di carta va benissimo! ;-)

6. Archivia! Archivia! Archivia! Pensi che l’email possa esserti utile in futuro? Archivia! Puoi usare gerarchie complesse di cartelle o una semplice cartella “Archivio”. Molto dipende dal tuo sistema di posta elettronica: con Gmail, puoi trovare qualsiasi email con una semplice ricerca, con altri programmi è più efficiente utilizzare delle cartelle per progetto o argomento.

Ahhh! Non male avere la inbox vuota come la tangenziale est di Milano la domenica mattina, vero?!

Tu come gestisci la tua casella di posta elettronica? Fammelo sapere nei commenti! ;-)

Foto di Coletivo Mambembe

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30 Commenti. Lascia un Commento!

  1. Avatar di Alexander Reif
    Alexander Reif ha detto:

    Uuuh Andrea !

    tasto dolentissimo per me questo, soprattutto il PUNTO 1: sono malato, non sto scherzando, io controllo la posta centinaia di volte durante al giorno. Controllo la posta dal PC in ufficio, dal cellulare, dal PC a casa in qualsiasi momento, è una specie di tick nervoso per sfuggire a quello che sto facendo e che non mi piace. Più volte ho pensato di fare una “30 giorni” per rompere questa schiavitù, ma per adesso non ho trovato la forza…

    Rispondi
  2. Avatar di Andrea
    ha detto:

    Ciao Alex!
    A chi lo dici!

    Io la chiamo la “sindrome del messaggino”: che sia un sms, un’email, l’andamento delle azioni, le statistiche del blog, le statistiche di AdSense, etc., ci sono momenti in cui continuo a controllarle in modo ossessivo in attesa della “novità”. In realtà sto solo rimandando del lavoro da fare.

    Per spezzare questi circoli viziosi ho trovato molto utili gli sprint di lavoro. Mi focalizzo al 100% su quello che devo fare, per almeno 30 / 60 min e poi mi prendo una vera pausa in cui controllo la posta privata, le azioni su cui faccio trading ed il blog.

    Non è facile, anche perché le tentazioni sono molte, ma più mi esercito con gli sprint di lavoro e più la tendenza a procrastinare svanisce.

    A presto.

    Andrea.

    Rispondi
  3. Avatar di Mattia

    Mattia

    ha detto:

    Premetto che uso Gmail per la posta personale.
    Ricevevo decine di mail al giorno (99% newsletter) e non riuscivo più a starci dietro (ho molti interessi: ecologia, informatica, psicologia, webcomics, politica, cinema, musica).

    Molte erano in effetti inutili, o non le leggevo, o non erano interessanti, o erano troppo lunghe e poco leggibili. Eliminate.

    Poi ho scoperto i feed RSS e ho switchato tutto il possibile su quelli. Si leggono molto più velocemente (anche 2-300 post al giorno, con 200 iscrizioni), si possono raccogliere per categoria (OK, si può fare anche con le mail, con qualche filtro). Hanno il difetto che non li si può archiviare, ma non trovo la necessità, onestamente. Al massimo quel che mi serve lo metto come importante (con una stellina) finchè non mi serve più.

    Rispondi
  4. Avatar di Andrea
    ha detto:

    Su questo argomento ci sono 2 correnti di pensiero:

    – C’è chi vuole aggregare tutto in un unico contenitore e preferisce ricevere tutto nella propria casella postale e…
    – C’è chi preferisce separare e-mail e newsletter.

    Con il Blog EfficaceMente offro entrambi i “servizi”, ma personalmente preferisco di gran lunga i feed RSS e se devo archiviare un articolo particolarmente interessante, invio un’email direttamente da Google Reader a Evernote.

    Rispondi
  5. Avatar di Ottantotto
    Ottantotto ha detto:

    Le email rubano tantissimo tempo, così come le statistiche. Bisogna avere molto autocontrollo e imparare a gestirsi il tempo, si ottimizzeranno in maniera incredibile i tempi.

    Io stesso passavo ore a controllare e-mail e statistiche, fin quando ho capito che non era questa la strada da percorrere. Stabilire degli orari e dei momenti per controllare le e-mail, poi dedicarsi alle to do list quotidiane.

    Bell’articolo ;)

    Rispondi
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